会社を立ち上げる際には沢山の手続きが必要ですが、社会保険の加入手続きも考えなければならないものの1つです。
そもそも社会保険は必ず加入しなければならないのか、そうでない場合に社会保険の手続きをしなければならない事業所とはどういうもので、手続きは何から始めれば良いのか、会社立ち上げ時の社会保険手続きに関してまとめました。
目次
1.社会保険の加入って必要？
社会保険の加入はそもそも義務なのでしょうか？
これについては、事業主や従業員の意思に関わらず必ず加入しなければならない「強制適用」の事業所と、加入が義務ではなく、日本年金機構から許可を受ければ加入することのできる「任意適用」の事業所とがあります。
まず、株式会社や合同会社などの法人は、従業員の人数に関わらず強制適用事業所です。
法人ではなく個人事業主の場合は、その業種によって非適用業種と非適用業種以外に分けられます。そして、非適用業種以外の個人事業主で、従業員が5人以上いる場合には強制適用となります。
加入が義務ではなく、申し出て許可を受ければ加入することが出来る任意適用事業所になるのは、非適用業種以外で従業員が5人未満である個人事業主や、非適用業種の個人事業主です。
個人事業主の場合の非適用業種とはどういうものかというと、農林水産業などいわゆる第一次産業、神社や教会などの宗教関連、飲食店などのサービス業と弁護士や司法書士などの士業がこれに当たります。
任意適用事業所であるけれど社会保険に加入したいという場合、申請するためには一定の要件があります。それは、従業員の半数以上が適用事業所となることに賛成であることです。
その要件を満たして申請し、日本年金機構に認められれば社会保険が適用になりますが、その際には賛成していた従業員のみが社会保険に加入するのではなく、従業員全員が加入することになります。
また、パート従業員の取り扱いに関する考え方ですが、社会保険が適用されるかは常時使用関係にあるかどうかで判断されます。常時使用関係の判断基準は、労働時間と労働日数がその事業所に雇われている一般従業員の4分の3以上あれば、基本的には常時使用関係にあるとされます。
2.社会保険の手続きの流れ
社会保険の加入が義務である強制適用事業所に当たる場合、その手続きは「加入義務の事実発生から5日以内」に行わなければなりません。
会社立ち上げ直後の慌ただしい時ですので、うっかりして手続きを忘れてしまったり、期限を過ぎることのないように注意する必要があります。
諸々の手続きは事業所を管轄する年金事務所で行います。窓口で受け付けていますが、電子申請や郵送でも可能です。記入が必要な書類はホームページからダウンロードして手に入れることも出来ます。
提出書類は「健康保険・厚生年金保険新規適用届」、「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」、「健康保険被扶養者（異動）届」です。
また、その他添付書類として、「保険料口座振替納付申出書」や建物賃貸借契約書の写し、登記簿謄本なども必要になりますが、これら添付書類は管轄する年金事務所によって異なる場合もあるため、事前に電話などで確認する方が良いでしょう。
また、建物賃貸借契約書の写しは事業所所在地が登記上の所在地と異なる場合のみに必要で、個人事業主の場合の登記簿謄本は、事業主世帯全員の住民票で代わりとします。
これら必要書類に記入をしたら添付書類を添付し、郵送や窓口などで申請をして手続きは終了です。
任意適用事業所が加入を申請する場合にも基本的な手続きの流れは同じですが、提出書類や添付書類が少し異なります。
書類は「健康保険・厚生年金保険任意適用申請書」を提出し、添付書類として「従業員の半数以上の同意を得たことを証明する同意書」と、事業主世帯全員の住民票、公租公課の領収証1年分を添付することが必要です。
ちなみに年金事務所の管轄については、事業所の実際の所在地と登記上の所在地が異なる場合には、実際の所在地で決まりますので覚えておくと良いでしょう。
3.加入して終わりじゃない、社会保険事務のあれこれ
会社を立ち上げて社会保険に加入すると、これで全て完了と思いたいところですが、社会保険は加入手続きだけすれば終わりではありません。その後も、社会保険に関係する事務手続きが随時あります。
一例ですが、事業所や事業主の住所や名称が変わったり、事業主の代理人の選任・解任時には届け出が必要です。
他にも、被保険者の資格取得や喪失、被保険者の住所変更や生年月日・氏名の訂正など、被保険者に関することは随時届け出をして、情報の一致と更新を行う必要があります。
このような事務手続きの必要性は覚えておいて、処理を忘れないようにしたいものです。
4.まとめ
社会保険には加入が義務である強制適用事業所と、義務ではない任意適用事業所があり、強制である場合の手続きは忘れずに段取り良く行う必要があります。
また、強制事業所と任意適用事業所とでは、提出書類も添付書類も少しずつ異なります。
自分の事業所は社会保険の加入が義務なのか、それとも任意なのかをまずは明確にし、必要書類は何なのか、管轄する年金事務所がどこなのかを把握しておくことが、社会保険手続きの第一歩です。